septiembre 2016

Tips para elegir tu oficina virtual

27/09/2016 | Comments: 0 | Posted by: admin | In: Tips

 

La demanda de oficinas virtuales va al alza en América Latina, luego de que las Pymes descubrieran su valor en la competencia dentro de un mercado globalizado.


Las soluciones de oficina virtual (OV) permiten a las empresas establecer oficinas en un nuevo territorio (o en su mercado local) sin tener que pagar por un espacio físico. Esto les permite competir internacionalmente, sin la carga financiera que significa el pago del alquiler de un espacio físico y la contratación del personal necesario. En su lugar, pueden obtener una dirección empresarial en una buena ubicación, servicio de atención telefónica y administración de correspondencia, además de la opción de utilización ocasional de espacios de trabajo o salones de reunión.

El atractivo de las soluciones de oficinas virtuales para empresas de todos los tamaños, pero en particular para las Pymes, es evidente. Uno de los beneficios de la globalización es que las personas pueden hacer negocios en cualquier parte. El problema radica en que hacer negocios en cualquier parte puede incrementar los costos hasta un punto insostenible. Establecer presencia en un nuevo mercado requiere mucho capital, pero sin esta presencia, una empresa puede experimentar dificultades prácticas de todo tipo, en la obtención de licencias o en su acceso a bancos, por citar algunos ejemplos.

Desde la perspectiva del marketing, también es deseable mantener presencia local. Asegura a los contactos que la empresa es auténtica, que está comprometida con los clientes locales y que es fácil contactarla en caso de algún problema. Una buena dirección de negocio puede dar una potente primera impresión.

Las soluciones de oficinas virtuales responden a todos esos problemas: sin embargo, a medida que aumentan las opciones de OV, es primordial para las empresas considerar los factores esenciales. Offirental ofrece algunos consejos:

Ubicación: una dirección con prestigio puede hacer maravillas en un membrete, pero también se debe considerar específicamente qué dirección puede ser más beneficiosa para su propio sector.

¿La oficina virtual es un acuerdo permanente o un punto de entrada? Utilizar servicios de OV en una ubicación que también ofrezca un lugar de trabajo apropiado le permitirá añadir una presencia física sin necesidad de buscar nuevas instalaciones.

¿Es probable que necesite también instalaciones físicas, como salas de reuniones, espacio para un escritorio o video conferencias? Verifique que estas opciones estén disponibles.

Atención telefónica: ¿se atiende a los llamados de forma profesional y rápida? ¿En qué horario funciona la atención telefónica? y ¿qué sucede con los llamados fuera de ese horario?

¿Existe un servicio de manejo de correo? y ¿con qué frecuencia se envía?.

Read more →
26 Sep '16

¿Qué es una oficina virtual?

26/09/2016 | Comments: 0 | Posted by: admin | In: Tips

Una oficina virtual toma lo mejor de la tecnología y la comunicación en red para permitir a las empresas un cambio valiéndose del teletrabajo.

La capacidad de vincular a los trabajadores electrónicamente que tiene la oficina virtual ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina en las empresas, afirma el consultor en Administración de Operaciones, Mauricio Lefcovich.

Dicha capacidad incluso ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, puede efectuarse en cualquier lugar en el que el trabajador se encuentre, siempre y cuando pueda estar en red y comunicación con su trabajo. El término de oficina virtual sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse en cualquier lugar de forma no presencial en tanto el sitio de trabajo esté en comunicación con uno o más de los sitios fijos de la empresa por medio de algún tipo de red electrónica. Esta modalidad de trabajo se le conoce como teletrabajo.

Las primeras actividades de oficina virtual en las empresas tuvieron lugar durante la década de los setenta acompañando la aparición de las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo, haciendo factible que los trabajadores pudieran encargarse de sus responsabilidades desde sus hogares.

Ello acaparó rápidamente la atención de programadores, arquitectos, ingenieros, abogados, analistas económico-financieros, entre otras áreas de trabajo.

Entre las ventajas de la oficina virtual que observa Mauricio Lefcovich tenemos:

 

Menor costo de instalación. Las empresas no tienen que contar con una oficina con tanto espacio, ya que algunos trabajadores están en otro lugar que no es la oficina principal. Esto permite reducir el costo de renta y expansión de una oficina común.

Menor costo de equipo. Las empresas en lugar de proporcionar equipo de oficina a cada trabajador, pueden compartir gran parte del equipo de manera similar a como los usuarios de una LAN comparten sus recursos a quienes están realizando su trabajo a distancia.

Red formal de comunicación. Debido a la necesidad de mantenerse informados y recibir instrucciones, las empresas están concediendo mayor atención a contar con una red de comunicación, dando lugar ello al desarrollo de mejores sistemas de comunicación entre los trabajadores.

Menos interrupciones del trabajo. Cuando las tormentas, la lluvia, las inundaciones u otros inconvenientes, inclusive enfermedades, impide a los trabajadores desplazarse al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades de trabajo, tanto por parte del individuo como de la empresa.

Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar trabajadores que de otra forma carecerían de oportunidades laborales, ya se trate de discapacitados, ancianos o padres con hijos pequeños. Pero también trabajadores de alto valor ubicados geográficamente lejos de las oficinas de la empresa.

Fuente: http://www.altonivel.com.mx/

Read more →
26 Sep '16

¿Cómo funciona una oficina virtual?

26/09/2016 | Comments: 0 | Posted by: admin | In: Tips

Oficinas-5027-mx11

Al comenzar un nuevo negocio o empresa siempre es necesario procurar ahorrar el dinero que más se pueda. De esta forma hay que pensar en omitir diversos gastos, y la oficina aunque es una necesidad, puede suplirse de una manera virtual, que le muestre al mundo que la empresa existe sin tener que gastar mucho por eso.

Sin duda, una oficina virtual puede ser la mejor solución para empezar una empresa sin invertir mucho dinero en tener el espacio adecuado para su funcionamiento.

Técnicamente, hoy en día una oficina puede estar en cualquier lugar. Con la tecnología actualmente disponible, cualquier empresario puede hacer negocios desde casi cualquier ubicación. De acuerdo a esto, una oficina puede estar en la casa, en un coche, en el aeropuerto, en la playa, o incluso en la cima de la montaña.

En situaciones normales, si se es independiente la oficina tendrá la sede en la casa del emprendedor. Si este es el caso, entonces es necesario tener un lugar muy bien puesto a punto. Esto incluye una zona tranquila, lejos de las distracciones que en casa se pueden encontrar, como el refrigerador, la TV, los hijos o las tareas del hogar. Cualquier cosa puede ser una distracción.

Muchos, al poner a rodar su negocio desde casa, probablemente no quieren que esa sea la dirección empresarial. Dependiendo del tipo de negocio que sea, al presentar la dirección de la residencia no se puede dar una clara impresión de profesionalismo y competitividad. En este caso, existen a la mano  dos opciones. Se puede alquilar un apartado de correos o se puede buscar un servicio de alquiler de oficinas virtuales, en donde se brindan todas las comunicaciones que necesita una empresa legal.

En esencia, la utilidad de una oficina virtual se debe a que brinda la dirección empresarial que requiere un negocio o empresa que apenas empieza sus funciones en su nicho de mercado objetivo. Con este tipo de oficinas se obtiene más que una dirección, la empresa que hace utilidad de ellas está en capacidad de dejar una impresión de profesionalismo a sus clientes, de presentarse como una entidad legal, y puede ofrecer el servicio que todos los clientes ameritan.

De igual forma, con los proyectos de oficinas virtuales las reuniones con los clientes no siempre pueden tener lugar en el ciberespacio, o en las instalaciones del cliente. Cuando el usuario de la oficina se encuentra en esta situación, en lugar de hacer que el cliente vaya a su casa, puede utilizar el recinto de las oficinas virtuales como centro de negocios, ya sea dando utilidad a una completa sala de juntas o simplemente disponiendo de una oficina física por determinado tiempo.

Básicamente, las oficinas virtuales están ahí para ayudar a los empresarios de hoy, que más que un espacio permanente necesita un lugar para brindar el servicio y la atención que de verdad merecen sus clientes.

Fuente: https://economixx.wordpress.com

Read more →
26 Sep '16

¿Oficina virtual, ¿alternativa para tu Pyme?

26/09/2016 | Comments: 0 | Posted by: admin | In: Social

 

que-son-las-oficinas-virtuales

Tras la crisis de 2008, las empresas buscaron alternativas para trasladar  empleados a espacios con mejores niveles de productividad y costo. Descubre qué tipo de oficina necesita tu negocio.

Para cualquier negocio, el espacio de trabajo es un elemento clave desde que se rompe el cascarón hasta su consolidación. El lugar de trabajo puede marcar la diferencia en el despegue de la compañía o incluso durante una reestructuración.

La crisis económica de 2008 cambió la forma en que las empresas entendían los servicios inmobiliarios y de alquiler de  inmuebles, que el Inegi calcula en 1,869 millones de pesos, 11.7% del Producto Interno Bruto nominal (PIB) del cuarto trimestre de 2013.

“Hubo muchas empresas que recortaron personal. El espacio que tenían les quedó muy grande y era una tontería seguir pagando 400 metros cuadrados para cinco empleados”, dijo la directora de Regus México, Cati Cerda, en entrevista con Forbes México.

Por ello la renta de oficinas, tanto físicas como virtuales, se convirtieron en  alternativas para pequeñas y medianas empresas (Pymes) y empresas con necesidades de reestructuración que,  ante un panorama de incertidumbre, no podían firmar un contrato de cinco años con alguna operadora inmobiliaria.

¿Virtual o física?

Cati Cerda no visualiza un enfrentamiento entre la oficina tradicional y la virtual, sino un entendimiento de las necesidades de cada empresa para saber cuál es su mejor opción.

Las oficinas virtuales han ganado terreno. Estimaciones de IZA Bussines Center calculan un crecimiento de 20% en el segmento en 2013.

Según la directiva de Regus, con el espacio virtual el trabajo pueden desarrollarlo desde casa o en un lugar no tan corporativo y seguir con ese modelo durante el tiempo que el cliente requiera, además de contar con el respaldo de imagen corporativa y una dirección fiscal a la que puedan llegar sus documentos.

“Es un producto sencillo, muy básico, que cuesta entre 1,200 y 3,500 pesos”, menciona Cerda.

Se trata de una solución en la que el profesional puede trabajar desde casa, pero cuenta con un respaldo que consiste en una línea telefónica contestada por una operadora (recepcionista), también implica un domicilio corporativo para recibir correspondencia y salas de juntas para atender clientes y realizar presentaciones.

Mientras que “en la oficina física ya estás en un centro de negocios, un espacio asignado durante los días que necesites, en un formato 24/7”.

La titular de Regus México,  que en 2014 cumplió 15 años de operaciones en el país, ha visto una ligera preferencia de oficinas tradicionales por parte de despachos.

“Hay un acercamiento de personas físicas con actividad empresarial como consultores o abogados.”

Las empresas de tecnologías de la información (TI) como IBM, HP y Google están más  dispuestas a explorar nuevas formas de trabajo en renta de oficinas físicas, pero con flexibilidad para sus empleados.

Como ejemplo recordó el caso de Google, que ante la remodelación de un monumento cerca de su estación de trabajo, trasladó  a su equipo  a otro centro de negocios de Regus para no afectar su productividad.

¿Cuándo buscar oficinas propias?

Al llegar a un crecimiento superior a 12 o 15 personas, dice Cati,  es el momento de buscar el espacio convencional.

Eso no quiere decir que las empresas no lleguen a más de 15 empleados antes de buscar una oficina convencional, pues existen clientes con más de 50 unidades de trabajo.

“No sólo son para Pymes. Puede ser una empresa transnacional muy importante, pero que por alguna circunstancia debe tener presencia en Puebla, y con ellas tiene una dirección, un número local y hasta un domicilio fiscal.”

Otro factor clave en la elección en la renta de oficinas es el corto y largo plazo.

“Depende de la decisión financiera que quiera el corporativo correr. Puede ser una empresa que esté abriendo mercado y tenga una operación que requiera 50 personas, pero todavía no tienen la certeza si se van a quedar por mucho tiempo.”

 

3 claves que tu Pyme debe saber 

 Con un historial de clientes como Google, Twitter, PayBack  y Facebook, en su momento startups que buscaron presencia en diferentes mercados,  la directiva de Regus ha aprendido algunas lecciones que compartió con Forbes México para que tu negocio opere con éxito.

 

  • ‘Terceriza’.  Este concepto se refiere a delegar a una empresa las actividades administrativas de tu Pyme. Así, los costos por servicios como abogados o contadores se reducirán significativamente.
  • Imagen. No subestimes el poder de la imagen corporativa para tu Pyme. Hay compañías pequeñas que dicen: “no lo necesito”, pero por pequeña que sea, la imagen habla de responsabilidad, compromiso e interés.
  • Flexibilidad.  Opciones laborales. Las horas en la oficina no significan productividad. Se recomienda encontrar la forma de ofrecer trabajos flexibles para que los empleados tengan mejor calidad de vida y, por ende, sean más productivos.

Fuente: http://www.forbes.com.mx/

Read more →
WhatsApp chat